Theo quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung), doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Chữ ký số dùng để ký hoá đơn, tờ khai thuế và nhiều giao dịch điện tử khác.

Chữ ký số

• Mua chứng thư số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
• Có thể chọn token (USB) hoặc chữ ký số từ xa trên điện thoại, phù hợp khi người ký thường xuyên đi công tác.
• Theo dõi thời hạn chứng thư để gia hạn trước khi hết hiệu lực, tránh gián đoạn việc nộp thuế, xuất hoá đơn.

Hoá đơn điện tử

• Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn, đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
• Kiểm tra thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ) trước khi ký phát hành để hạn chế phải điều chỉnh.
• Ưu tiên phần mềm kết nối được với phần mềm kế toán, bán hàng để không nhập lại dữ liệu.

Lưu ý: quy định có thể thay đổi; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý khi có vướng mắc.